Ini 3+ Cara Membuat Proposal Yang Baik Agar Berhasil Disetujui

Proposal adalah salah satu dokumen yang sangat penting dalam berbagai kegiatan, bisnis, proyek maupun pendidikan.

Namun masih banyak orang yang kebingungan bagaimana cara membuat proposal yang baik agar pengajuannya disetujui oleh pihak yang dituju.

Nah, buat kamu yang selama ini bergelut dengan berbagai kegiatan, ataupun jika saat ini kamu sedang dalam proses membuat dan menyusun proposal tertentu, namun bingung bagaimana melakukannya, artikel ini hadir untuk membantu kamu.

Di sini kita akan sama-sama belajar tentang;

1. Apa & Bagaimana proposal yang baik itu?
2. Bagaimana menentukan tujuan pembuatan proposal agar terstruktur
3. Kriteria proposal yang baik agar di-ACC
4. Cara menyusun materi proposal
5. Mendesain Proposal Menggunakan Template di Canva

So, langsung saja yuk simak sampai selesai ya…

Apa Itu Proposal?

Proposal adalah dokumen penawaran yang digunakan untuk menyampaikan ide dan rencana kegiatan tertentu kepada pihak lain agar mendapatkan persetujuan, dukungan ataupun dalam bentuk kerja sama bisnis maupun pemberian dana.

Setiap proposal memiliki satu tujuan tertentu dan dirancang sedemikian rupa agar tujuan yang dimaksud tersebut tercapai.

Sebagai contoh, jika kamu sedang mengadakan suatu kegiatan festival di kampus atau sekolah, maka kamu perlu membuat satu proposal untuk persetujuan, dan proposal lain untuk mengajukan permohonan dana sponsorship.

Meskipun konten materi dalam proposal bisa jadi sama, namun peruntukan proposal yang berbeda membutuhkan penanganan yang berbeda.

Coba bayangkan jika kamu membuat satu proposal untuk banyak peruntukan, maka ini bisa berpotensi membuat pihak penerima proposal bingung dan ujung-ujungnya menolak proposalmu.

Menentukan Tujuan Pembuatan Proposal

Sebagaimana saya sebutkan di atas, bahwa setiap proposal memiliki tujuan yang berbeda-beda. 

Karena itu langkah paling awal sebelum kamu membuat proposalmu adalah mengetahui apa tujuan yang ingin kamu capai dari kegiatan/proyek yang tengah kamu rencanakan ini.

Tujuan kegiatan ini harus jelas dan dapat kamu komunikasikan dengan terang di dalam proposalmu, agar pihak penerima proposal memahami apa maksud dan manfaat yang akan didapatkan dari kegiatanmu ini.

Meskipun secara bisnis tujuan kamu mengadakan kegiatan/proyek adalah untuk mendapatkan uang, namun sebaiknya dalam menulis proposal tujuan kamu adalah sesuatu yang lebih luas manfaatnya dari sekedar keuntungan bisnis. 

Yang lebih penting adalah, kamu harus bisa mengkomunikasikan manfaat apa yang akan didapatkan oleh pihak penerima proposal dari rencana kegiatan kamu.

Tujuan yang baik adalah tentu yang memberikan manfaat besar bagi orang banyak, maupun bagi kedua belah pihak.

Nah, dari tujuan inilah kamu bisa membuat dan merancang proposal yang baik agar diterima dan disetujui oleh pihak penerima proposal.

Contoh tujuan proposal antara lain sebagai berikut;

1. Dalam rangka meningkatkan potensi dan bakat anak-anak remaja di Sumatera Barat dalam bidang kepemimpinan dan public speaking, maka diadakanlah kegiatan “Public Speaking Competition For Teen” se-Sumatera Barat.
2. Untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan di PT. XYZ maka perlu diadakan pelatihan maupun training motivasi “Character Building”.
3. Dengan meningkatkan penggunaan social media pada anak-anak generasi Z, berikut pengaruh dan dampaknya bagi kesehatan tubuh dan mental, maka dilakukan penelitian “Pengaruh Aktivitas Bemain Sosial Media Pada Kesehatan anak kelas X SMK 1 Bintang”.

Jenis-Jenis Proposal

Agar proposal kamu tembus dan di-acc, maka kamu juga perlu memahami jenis proposal yang kamu buat dan menyesuaikan dengan kebutuhan.

Secara umum, berdasarkan kepentingan dan ruang lingkup penggunaannya proposal umumnya dibagi menjadi bebera jenis. Antara lain;

1. Proposal Kegiatan

Proposal ini adalah jenis proposal yang paling umum dan banyak digunakan. 

Biasanya proposal jenis ini dibuat untuk mendapatkan persetujuan akan kegiatan tertentu ataupun untuk menggalang dana melalui program sponsorship.

Contoh proposal kegiatan adalah, proposal untuk acara festival, reuni, ataupun kegiatan untuk memperingati perayaan hari-hari tertentu seperti hari kemerdekaan, kegiatan Isra Mi’raj, dan lain sebagainya.

Proposal kegiatan biasanya dibuat dengan struktur dan penggunaan bahasa yang tidak terlalu formal. Format proposal juga lebih fleksibel disesuaikan dengan kebutuhan acara.

Format proposal kegiatannya umumnya sebagai berikut:

1. Judul Proposal
2. Pendahuluan
3. Tujuan
4. Sasaran
5. Jadwal
6. Susunan Acara
7. Susunan Panitia
8. Anggaran Kegiatan
9. Penawaran Sponsorship
10. Penutup

2. Proposal Bisnis

Sebagaimana namanya, proposal bisnis umumnya digunakan dalam lingkup perusahaan untuk menjalin kerja sama di bidang atau kegiatan tertentu.

Contohnya adalah proposal kegiatan training dan pelatihan karyawan, gathering, ataupun proposal kerja sama di bidang atau industri tertentu. 

Inilah yang membedakan proposal bisnis dengan proposal kegiataan pada umumnya. Sebab dalam proposal bisnis umumnya dilakukan dengan maksud untuk menjalin kerja sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya guna mendapatkan profit secara bersama-sama.

Biasa dikenal dengan istilah business to business (B2B).

Proposal jenis ini tentu perlu dibuat secara lebih serius dan formal, namun tidak terlalu kaku juga. Tujuan dari proposal bisnis ini adalah untuk mempengaruhi pihak kedua dengan cara menjabarkan manfaat dan profit yang akan di dapat.

Contoh format proposal bisnis sebagai berikut;

1. Judul Proposal
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan
4. Deskripsi Usaha
5. Deskripsi Produk
6. Manajemen Usaha
7. Lokasi Usaha
8. Prospektus Laba
9. Deskripsi & Kebutuhan Financial
10. Bentuk KerjaSama
11. Bentuk & Jangka Investasi
12. Metode dan Pembagian Profit
13. Penutup
14. Lampiran

3. Proposal Akademis

Sesuai namanya proposal ini digunakan dilingkungan akademisi atau pendidikan. 

Contoh proposal akademis adalah proposal untuk mengadakan penelitian ataupun proposal skripsi.

Nah, jika kamu adalah seorang mahasiswa atau akademisi, tentu kamu tidak akan asing dengan jenis proposal-proposal akademis ini. Sebab seorang mahasiswa tentu akan melakukan banyak kegiatan yang membutuhkan proposal seperti ini.

Sesuai dengan ruang lingkupnya, proposal ini tentu membutuhkan format dan bahasa yang paling formal dari jenis proposal lainnya.

Contoh format proposal akademis sebagai berikut;

1. Judul Proposal
2. Halaman Pengesahan
3. Kata Pengantar
4. Daftar Isi
5. Pendahuluan
   1. Latar Belakang
   2. Rumusan Masalah
   3. Manfaat
6. Kajian / Daftar Pustaka
7. Kerangka Penelitian
8. Hipotesis
9. Tujuan Penelitian
10. Pelaksanaan Penelitian
11. Metode Penelitian
12. Referensi

4. Proposal Proyek

Sesuai namanya proposal ini digunakan untuk pengajuan proyek tertentu seperti pembangunan gedung, jalan ataupun jembatan.

Berbeda dengan proposal bisnis, dimana proposal dimaksudkan untuk kerja sama dua perusahaan. Proposal proyek biasanya diadakan untuk pengajuan tender ke pihak pemerintah ataupun satu pihak pemegang proyek.

Nah, proyek tersebut umumnya diadakan lelang untuk menentukan pemenang tender. Jadi setiap perusahaan memasukkan proposal dan bersaing dengan perusahaan lain untuk memenangkan tender proyek yang bersangkutan.

Contoh format dan struktur proposal proyek;

1. Judul Proposal
2. Daftar Isi
3. Deskripsi Proyek
4. Uraian Masalah
5. Solusi yang ditawarkan
6. Qualifikasi perusahaan
7. Rencana Pelaksanaan Proyek
8. Biaya dan Investasi
9. Dukungan Teknis
10. Batasan-batasan
11. Penutup

Itulah 4 jenis proposal yang umum dibuat di kalangan masyarakat berdasarkan kepentingan dan ruang lingkup penggunaannya.

Nah, dari keempat jenis ini, proposal kamu masuk ke kategori yang mana?

Kriteria Proposal Yang Baik

Meskipun berbeda-beda tujuan dari masing-masing proposal, namun secara garis besar goal utama dari setiap proposal adalah agar diterima dan disetujui oleh pihak penerima proposal.

Karena itu, proposal yang baik harus bisa mencapai tujuan tersebut. 

Nah ada beberapa kriteria agar proposal kamu di-acc oleh pihak penerima proposal.

1. Sesuai dengan kebutuhan pihak penerima proposal

Ingatlah, bahwa proposal adalah penawaran. Inti dari proposal adalah bukan tentang kamu atau kegiatan bisnis kamu. Melainkan tentang pihak penerima proposal itu sendiri.

Sebuah proposal yang baik adalah proposal yang tepat sasaran.

Jika kamu memahami siapa pihak penerima proposal dengan baik, maka proposal kamu sudah selangkah lebih maju dibanding proposal lain pada umumnya.

Karena itu kamu perlu meriset terlebih dahulu akan siapa orang/perusahaan yang akan membaca proposal kamu itu.

Siapa mereka, apa kebutuhan utama mereka, atau apa goals mereka, termasuk bagaimana kondisi keuangan mereka, dan lain sebagainya.

Ingatlah, bahwa proposal adalah penawaran. Inti dari proposal adalah bukan tentang kamu atau kegiatan bisnis kamu. Melainkan tentang pihak penerima proposal itu sendiri.

Sebagai contoh jika kamu mengajukan proposal pengajuan dana sponsorship kepada perusahaan, maka fokus utama kamu adalah bagaimana kegiatan ini akan memberi manfaat kepada pihak sponsor tersebut.

Apakah peningkatan pada penjualan produk mereka, apakah untuk membangun citra dan nama baik perusahaan mereka di masyarakat, atau yang lainnya.

2. Desain Proposal Mampu Mengkomunikasikan Value 

Selain konten materi dari proposal, desain proposal juga harus dirancang dengan baik agar menarik dan tidak membosankan.

Kualitas keseriusan kamu akan tercermin dari desain proposal kamu.

Upayakan menggunakan desain yang profesional dengan menggunakan warna atau font yang konsisten. 

Terutama jika kamu adalah perusahaan yang ingin mengajukan proposal bisnis ataupun proyek, maka proposal kamu juga harus bisa mengkomunikasikan value atau brand bisnis kamu secara konsisten.

Sehingga pihak klien bisa melihat bahwa kamu adalah perusahaan yang terpercaya.

3. Elemen Visual Yang Menggugah

Salah satu faktor penting dalam proposal yang baik adalah elemen visual seperti gambar ataupun video. Ingat pepatah yang mengatakan bahwa “1 gambar setara dengan seribu kata.”?

Nah, hal yang sama juga berlaku dalam proposal.

Menurut hasil riset dari pandadoc.com, menyebutkan bahwa proposal dengan media visual seperti gambar dan video mendapatkan peluang disetujui 32% lebih besar dari pada proposal biasa.^*1) 

Jangan takut untuk menambahkan elemen gambar, grafik, ataupun video (jika proposal kamu dalam bentuk dokumen online) untuk menggugah pihak penerima proposal.

4. Menjelaskan Benefit Secara jelas dan Spesifik

Terkait dengan kriteria sebelumnya, sebuah proposal yang baik tentu harus bisa menjelaskan benefit atau keuntungan yang akan didapat pihak pembaca dari kegiatan/penawaran kamu.

Ada satu test yang disebut “tes So What Gitu Loh” untuk menentukan proposal yang baik dan berasil disetujui.

(video: https://www.youtube.com/watch?v=rUVf_oQQn44)

Coba bayangkan kamu sebagai orang yang menerima dan membaca proposalmu. Nah setelah membaca proposal itu, apa yang kamu katakan?

Apakah kamu akan mengatakan, “So What gitu loh?”

Sebagai contoh jika kamu menulis, 

“Kami adalah perusahaan yang sudah berdiri selama 50 tahun.”

Sebagai pembaca proposal, jika kamu cukup obyektif, maka kamu akan mengatakan “hmm.. 50 tahun berdiri, trus… So What gitu loh?”

Maka proposal kamu akan gagal.

Solusinya, kamu bisa menulis sebagai berikut:

“Dengan pengalaman lebih dari 50 tahun di bidang konstruksi dan pengembangan proyek, kami akan memastikan bahwa desain pembangunan gedung anda akan maksimal secara teknis, dibangun dengan benar dari bahan-bahan material terbaik, dan tentu dengan biaya yang sangat efektif.”

Nah, dengan kalimat seperti ini dijamin proposal kamu akan lulus tes “So What Gitu Loh?”

Inilah yang disebut dengan benefit yang jelas dan spesifik. Alih-alih berbicara tentang kamu, perusahaan atau kegiatan kamu sendiri, kamu harus menawarkan manfaat nyata dan spesifik agar pembaca mau menyetujui proposalmu dan siap menggelontorkan dana untuk membiayai kegiatanmu tersebut.

Langkah-langkah Cara Membuat Proposal Yang Baik dan Benar

Sampailah kita pada bagian paling pentingnya.

Bagaimana langkah-langkah cara membuat proposal yang baik dan benar agar berhasil mendapat persetujuan dari pihak penerima proposal.

Setelah sebelumnya kamu mengikuti langkah-langkah di atas, mulai dari menentukan tujuan, jenis proposal, hingga menyusun format proposal, langkah selanjutnya adalah kita mulai merancang kerangka proposal menggunakan MS. Word.

Hal ini penting agar kita bisa bekerja dengan terstruktur dan tidak ada yang terlewat.

Banyak orang yang langsung mendesain proposal tanpa melalui proses outline kerangka proposal sehingga meskipun proposalnya cantik, namun konten proposalnya banyak yang hilang.

Sebagai contoh berikut kita akan membuat proposal bisnis untuk penawaran kegiatan training ke perusahaan PT. Maju Sejahtera.

1. Membuat Judul Proposal

Judul proposal adalah hal pertama yang dilihat oleh pembaca proposalmu. Tentu ini menjadi penting sebab kita semua tahu bahwa kesan pertama begitu menggoda.

Maka dari judul ini harus bisa menarik perhatian agar orang mau membaca proposalmu lebih lanjut. Terutama jika kamu menggunakan halaman khusus untuk judul, kamu bisa membuat desain halaman judul yang menarik dan menyita perhatian.

Judul proposalmu sendiri harusnya dibuat dengan simple, padat dan menggambarkan dengan jelas tentang kegiatan ataupun jenis penawaran yang kamu ajukan.

Pada gilirannya nanti, kamu juga bisa menambahkan gambar-gambar tertentu untuk memperkuat judul proposal kamu. Namun ingat bahwa desain halaman judul ini harus tetap simple dan profesional.

Contoh judul proposal yang baik:

“PROPOSAL TRAINING MOTIVASI & CHARACTER BUILDING PT. MAJU SEJAHTERA”

2. Pendahuluan

Pendahuluan umumnya diisi dengan latar belakang pelaksanaan kegiatan. Pada poin ini kamu bisa memasukkan berbagai data, fakta, teori maupun grafik yang menunjukkan mengapa kegiatan ini perlu untuk diadakan.

Sebagai contoh kamu bisa menuliskan pendahuluan sebagai berikut:

“Karakter yang baik adalah kunci kesuksesan setiap orang, baik dalam lingkungan pribadi maupun dalam karir dan pekerjaan. Begitupun dalam satu organisasi atau perusahaan, karakter positif serta etos kerja yang baik akan sangat mempengaruhi tingkat kesuksesan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Sayangnya, menurut riset dari Gallup, menyebutkan bahwa hanya 13% karyawan yang memiliki motivasi dan etos kerja positif dalam pekerjaannya.

Karakter positif dapat diperoleh melalui berbagai hal, salah satunya adalah kegiatan training dan pembelajaran bagi karyawan perusahaan. 

Dalam rangka membangun motivasi dan karakter positif dari segenap karyawan dan team di PT. Maju Sejahtera, guna mendongkrak produktivitas perusahaan, maka kami dari PT. Tukang Motivasi, menawarkan sebuah program TRAINING MOTIVASI & CHARACTER BUILDING.”

3. Deskripsi Tujuan & Benefit 

Bagian ini adalah bagian penawaran atau gambaran secara jelas mengenai manfaat apa yang akan didapatkan pihak penerima proposal terkait dengan penawaran yang diberikan.

Contoh:

“Melalui kegiatan TRAINING MOTIVASI CHARACTER BUILDING ini, peserta pelatihan akan;

• Mampu mengenali potensi diri masing-masing untuk meningkatkan kinerja
• Membangun motivasi yang kokoh dalam bekerja
• Mampu menyelesaikan masalah dengan mindset dan pola pikir yang baik
• Memiliki skill manajemen waktu, pikiran dan energi untuk meningkatkan kinerja
• Dan masih banyak lagi.

Dengan menggunakan pendekatan Emotional Spiritual Quetions (ESQ), maka proses pembelajaran akan maksimal dan bertahan permanen di dalam diri dan hati para karyawan sehingga siap bekerja kembali dalam kondisi performa puncak.”

4. Deskripsi Produk/Penawaran

Bagian selanjutnya adalah penjelasan lebih rinci mengenai penawaran baik berupa produk/jasa/atau rencana detail pelaksanaan kegiatan.

Dalam contoh di atas kita bisa menggambarkan mengenai outline materi training yang akan diadakan.

Jika proposal kamu adalah berupa produk kamu sendiri, maka kamu bisa menjelaskan mengenai kelebihan dan keunggulan produk.

Contoh:

Sesi 1:

• Pengenalan character building
• Pentingnya karakter dalam pekerjaan
• Games icebreaking

Sesi 2:

• Mengenali potensi dan karakter diri dengan metode D.I.S.C.
• Menggali passion dan motivasi dalam bekerja sesuai dengan watak kepribadian
• Games Brain Gym

Sesi 3:

• Spiritual Motivation with Quantum Power
• Sesi hypnosis massal for motivation 

5. Anggaran & Bentuk Investasi

Langkah terpenting selanjutnya adalah menuliskan rincian anggaran serta bentuk investasi yang dilakukan.

Dibagian ini kamu juga bisa menuliskan mengenai pembagian bentuk keuntungan dan lain sebagainya.

Dalam contoh di atas, kita bisa menuliskan sebagai berikut

“Investasi Rp 40.000.000,- (Empat Puluh Juta Rupiah)* 

* Sudah termasuk pajak untuk perusahaan Non PKP Untuk maksimal peserta 20 Orang per batch

Rekening Bank Mandiri No: 008-000-xxx-yyy-xxx a.n PT. Sejatera Mandiri. 

SudahTermasuk

• Fee trainer 
• Akses akun zoom cloud meeting premium 
• Perlengkapan, handout dan materi training (format PDF) 
• Sertifikat (E-Certificate) training.”

6. Qualifikasi

Pada bagian ini kamu bisa menjelaskan lebih detail mengenai diri kamu untuk membangun trust dan kepercayaan klien.

Namun ingat bahwa jangan terlalu berfokus pada diri kamu, melainkan fokuslah pada pengaruh yang bisa kamu berikan secara berbeda kepada klien.

Dalam contoh di atas, kita bisa menuliskan mengenai profil trainer yang akan mengisi materi.

Contoh: 

Mendesain Proposal Menggunakan Template Online di Canva

Setelah kerangka proposal kamu siap, selanjutnya kamu perlu mendesain proposalmu agar menarik dan terlihat profesional. 

Untuk mendesain kamu bisa menggunakan jasa desain grafis profesional. Atau mendesain sendiri menggunakan aplikasi desain grafis seperti corel draw atau photoshop.

Solusi lain yang jauh lebih simple adalah dengan menggunakan template online yang ada di internet. Salah satu aplikasi berbasis web yang menyediakan banyak template adalah canva.com

Di canva, kamu bisa memilih desain dari ribuan template yang tersedia. Kemudian untuk mengedit hanya dengan drag and drop saja.

Berikut beberapa contoh desain template proposal yang tersedia di canva.

Untuk mengedit menggunakan canva sangatlah mudah, kamu bisa menonton video berikut ini sebelum melakukannya sendiri;

(Video: https://www.youtube.com/watch?v=lsfdvg1OWP8)

Kesimpulan

Sampai di sini kamu sudah belajar mengenai cara membuat proposal yang baik. Sekali lagi, kunci dari sebuah proposal yang berhasil adalah bagaimana penawaran kamu bisa memberikan manfaat bagi klien.

Sekian artikel kali ini, semoga bermanfaat.