23+ Panduan dan Cara Menggunakan Google Drive (2022)

Akhir-akhir ini, perkembangan internet terutama dalam cloud computing mengalami kemajuan yang pesat.

Salah satu platformnya yaitu Google Drive, sebuah produk dari google inc yang populer digunakan untuk mengelola file.

Kehadiran Google Drive sangat membantu para pelajar, pekerja kantoran, maupun orang biasa untuk menyimpan dokumen secara cepat dan mudah.

Ayo kita pelajari lebih lanjut Cara Menggunakan Google Drive.

Apa itu Google Drive?

Aplikasi Google Drive merupakan layanan penyimpanan data yang berfungsi sebagai harddisk eksternal berbasis cloud.

Singkatnya Google Drive merupakan tempat penyimpanan berbasis cloud, yang membuatmu dapat menyimpan semua media atau dokumen dalam server google. 

Google Drive dapat diakses melalui smartphone ataupun komputer asal perangkatmu terhubung dengan jaringan internet.

Untuk mengakses Google Drive di android, sebelumnya kamu harus mempunyai aplikasinya. Umumnya aplikasi Google Drive sudah terinstall dari bawaan smartphone.

Layanan Google Drive dapat kamu gunakan secara gratis.

Cukup dengan sebuah akun Google Drive, kamu bisa menikmati layanan lainnya seperti Gmail, Classroom, Gmaps, Youtube, Google Meet, Play Store, Google Adds, Google One, hingga membuat formulir online di Google Forms

Bagaimana cara membuat akun Google Drive?

Untuk mengakses layanan Google Drive, kamu harus mempunyai akun google.

Layanan gmail dan playstore merupakan sebagian produk google, jadi jika kamu sudah mempunyai akun pada layanan tersebut artinya akunmu sudah terdaftar pada google.

Jika belum, maka mendaftarlah terlebih dahulu. 

  1. Bukalah goole dan ketikkan “create new google accounts”. atau buat akun google Kliklah opsi pertama.
  1. Isilah namamu, alamat email yang kamu inginkan, dan password. Buatlah password yang tidak mudah ditebak, seperti gabungan huruf dan angka. Setelah selesai klik next.
Cara Menggunakan Google Drive
  1. Kamu boleh melewatkan isian kolom nomor handphone dan alamat email recovery. Lanjutkanlah mengisi tanggal lahir dan jenis kelamin, klik next.
Cara Menggunakan Google Drive
  1. Halaman selanjutnya akan muncul terms & service, langsung saja klik “I agree” di halaman paling bawah.
Cara Menggunakan Google Drive
  1. Jika muncul halaman beranda seperti ini, artinya akun kamu sudah selesai dibuat dan siap digunakan. Untuk mengakses Google Drive, kliklah pojok kanan atas dan pilih drive.
Cara Menggunakan Google Drive

Berapa kapasitas Google Drive free?

Setelah akunmu terdaftar, google akan memberikan ruang penyimpanan gratis sebesar 15 GB yang mencakup Google Drive, gmail, dan google photos.

Umumnya ukuran tersebut cukup untuk penggunaan pribadi. Namun jika kamu ingin menambah ruang penyimpanan, google menawarkan berbagai paket yang dapat kamu pilih sesuai budget.

Untuk penggunaan dalam skala besar seperti universitas, kantor korporasi, kantor pemerintahan, dianjurkan untuk mengambil paket yang paling besar. 

Cara Menggunakan Google Drive

Apa kelebihan dan kekurangan Google Drive?

Seperti layanan google lainnya, Google Drive menawarkan beberapa manfaat dan keunggulan tersendiri.

Disamping itu sebagai aplikasi yang dibuat oleh manusia, Google Drive juga mempunyai kelemahan.

Nah berikut ini merupakan penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan Google Drive.

Kelebihan Google Drive

  • Dapat menyimpan banyak dokumen, karena jumlah memori yang cukup besar
  • Penyimpanan yang rapi dan mudah dicari
  • Mudah dilakukan sinkronisasi dari semua perangkat
  • Mudah untuk membagikan dan mengirim dokumen
  • Dapat digunakan sebagai tempat backup, seperti foto, video, kontak sampai data whatsapp
  • Sistem keamanannya cukup tinggi

Kekurangan Google Drive

  • Bergantung pada koneksi internet, apalagi kualitas jaringan internet di Indonesia masih rendah
  • Operasi backup pada komputer atau laptop belum maksimal

Cara mendapatkan Google Drive unlimited

Untuk mendapatkan ruang penyimpanan tambahan, kamu dapat membeli paket penyimpanan sebesar 2TB dengan tarif RP 135.000 per bulan.

Jika akun googlemu terdaftar pada server sekolah atau universitas, otomatis Google Drivemu sudah unlimited.

Namun ada cara lain meng-upgrade kapasitas penyimpanan Google Drivemu menjadi unlimited.

  • Bukalah laman google photos, lalu klik ikon settings di pojok kanan atas
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya akan muncul pilihan kapasitas penyimpanan seperti gambar berikut, gantilah menjadi high quality
Cara Menggunakan Google Drive
  • Setelah itu, bukalah Google Drive dan pilih settings di pojok kanan atas
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya centanglah opsi “Automatically Out yout Google Photos into a folder in My Drive” dan klik done. Terakhir akan muncul folder google photos seperti gambar berikut.
Cara Menggunakan Google Drive

Cara menggunakan Google Drive di Android

Layanan Google Drive di android merupakan aplikasi bawaan dari google, jadi kamu tidak perlu repot menginstalnya lagi. Menggunakan Google Drive di android cukup mudah, kamu hanya perlu menjalankan aplikasinya. 

Cara menyimpan file di Google Drive Android

  • Bukalah Google Drive di smartphonemu, klik new pilih file upload
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya pilih file yang kamu butuhkan dan tunggulah file selesai diproses 
Cara Menggunakan Google Drive
  • File kamu sudah tersimpan di Google Drive
Cara Menggunakan Google Drive

Cara download file dari Google Drive Android

  • Bukalah Google Drivemu, dan pilihlah file yang akan kamu download. Selanjutnya pilihlah titik tiga yang ada pada file.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Akan muncul menu bar, lalu pilihlah opsi download. Untuk memantau prosesnya, lihatlah pada notifikasi bar. 
Cara Menggunakan Google Drive
  • Setelah selesai, klik pada notifikasi tersebut dan kamu bisa melihat isi filenya. File tersebut juga bisa diakses pada folder download di menu file.

Cara membuka file excel atau word di Google Drive

  • Pertama download aplikasi pembaca dokumen di play store. Aplikasi ini yang akan membantumu membuka file excel atau word di Google Drive. Saya sarankan download aplikasi dari google saja, seperti google dokumen supaya kamu mudah membuka filenya.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya buka Google Drivemu, dan pilihlah file excel atau word yang ingin dilihat. Bukalah di google dokumen.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selesai, filemu telah terbuka.
Cara Menggunakan Google Drive

Cara membuat file dokumen di Google Drive

Google Drive hanya mengenali aplikasi google documents dan spreadsheet untuk membuat dokumen baru di android.

Karena itu, untuk membuat dokumen di Google Drive, pastikan smartphonemu sudah terinstall aplikasi google dokumen dan google spreadsheet.

Cara Menggunakan Google Drive
  • Bukalah akun Google Drivemu di android, lalu pilihlah tanda “+” 
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pilihlah google dokumen untuk membuat file baru format word, spreadsheet untuk format excel, dan google slide untuk membuat power point.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selesai, lembar kerja google dokumen siap kamu gunakan.

Cara scan file PDF dengan Google Drive

Sebelum mulai menscan file, siapkan dokumen yang ingin kamu scan. Supaya hasilnya maksimal, tempatkan pada tempat yang terang dan tidak terhalang bayangan.

  • Bukalah Google Drive di android dan pilihlah tanda “+”
Cara Menggunakan Google Drive
  • Setelah muncul menu berikut, pilihlah opsi pindai atau scan.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Terakhir arahkan pada dokumen yang ingin kamu scan. Kamu juga bisa mengedit hasil scan dokumen tadi. Setelah selesai klik simpan
Cara Menggunakan Google Drive

Cara mengubah dokumen ke PDF dengan Google Drive

Untuk mengubah format dokumen menjadi PDF, kita perlu menggunakan google dokumen seperti sebelumnya. Jadi pastikan perangkat androidmu sudah terinstall google dokumen.

  • Bukalah google dokumen, pastikan akun googlemu sudah terkoneksi dengan google dokumen.
  • Selanjutnya pilih opsi open yang terdapat di pojok kanan atas.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Karena kita sedang membahas topik tentang Google Drive, maka pilihlah opsi Google Drive. Jika file yang ingin kamu ubah ada di android, pilihlah opsi perangkat.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Setelah beranda Google Drivemu muncul, bukalah file yang hendak kamu ubah formatnya. Pada jendela file, kliklah ikon titik tiga di pojok kanan atas
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pilihlah opsi bagikan & ekspor.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Berikutnya pilihlah opsi simpan sebagai.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Akan muncul beberapa pilihan format penyimpanan, pilihlah dokumen pdf (.pdf) lalu tekan oke.
Cara Menggunakan Google Drive

Cara backup android ke Google Drive

Bagi kamu pengguna android, kini tersedia fitur backup data manual ke Google Drive. Namun hanya android versi 9.0 pie ke atas saja yang memiliki fitur ini.

Tapi mengapa kita tidak coba lebih dulu?

  • Bukalah menu settings di smartphonemu, lalu pilihlah opsi google.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya akan nampak menu layanan google pada androidmu, pilihlah opsi pencadangan.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Aktifkan tanda cadangkan ke Google Drive, lalu pilihlah akun Google Drivemu. Pada pop up berikut, google menjelaskan apa saja file yang akan dicadangkan. Langsung saja klik oke.
  • Opsi berikut ini bisa kamu atur sendiri sesuai keinginanmu, perubahan akan tersimpan secara otomatis di smartphonemu.
Cara Menggunakan Google Drive

Cara backup kontak ke Google Drive

Cara membackup kontak sama seperti langkah-langkah di atas. Kamu boleh mengikuti cara sebelumnya, ataupun mencoba cara berikut ini.

  • Bukalah kontak, lalu tekan titik tiga di pojok atas
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pilihlah opsi bagikan
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pilihlah aplikasi drive
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pada judul, pastikan format kontak dalam .vcf. Setelah selesai, pilih simpan. 
Cara Menggunakan Google Drive

Cara menggunakan Google Drive di Komputer atau Laptop

Untuk mengakses Google Drive, bukalah browser chrome terlebih dahulu, kemudian login ke akun Google Drivemu. Barulah Google Drive siap digunakan.

Cara upload ke Google Drive di Komputer atau Laptop

  • Pertama kliklah menu new, lalu pilih file upload
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya akan muncul file explorer. Double klik pada file yang ingin kamu upload
Cara Menggunakan Google Drive
  • Tunggulah sampai proses selesai. File yang sukses diupload akan muncul di halaman beranda.
Cara Menggunakan Google Drive

Cara download dari Google Drive ke Komputer atau Laptop

  • Klik kanan pada file yang ingin kamu download. Lalu pilihlah menu download.
Cara Menggunakan Google Drive
  • File akan otomatis terdownload, prosesnya dapat dilihat di menu bar paling bawah. Untuk membukanya, klik tanda panah disamping nama file dan pilih open.
Cara Menggunakan Google Drive

Cara backup dari komputer ke Google Drive

Backup data merupakan proses untuk mencadangkan data sehingga arsip data bisa digunakan kembali tanpa khawatir rusak atau hilang. Berikut langkah-langkah untuk mencadangkan data via Google Drive.

  • Pada laman Google Drive, klik settings dan pilih menu berikut.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Berikutnya kamu akan diarahkan ke halaman access and sync. Klik download pada opsi for individuals.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Selanjutnya muncul notifikasi dari google, kliklah accept and agree. Tunggulah proses download selesai.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Bukalah setup download, lalu klik yes. Tunggulah proses instalasi selesai.
  • Klik get started dan login menggunakan akun googlemu.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pilihlah folder yang ingin dibackup dan klik next. 
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pada langkah ketiga, kamu boleh mengubah lokasi sinkronisasi Google Drive di laptopmu. Terakhir klik start dan proses backup akan dimulai. 
Cara Menggunakan Google Drive

Cara membuat Google Drive sharing bersama

  • Drive bersama atau google workspace merupakan tempat untukmu dan tim mengelola file, email, serta melakukan meeting. Akses akan diberikan pada pengelola atau administrator. Untuk membuatnya klik link https://gsuite.google.com/signup/businessstarter/welcome
  • Isikan form yang disediakan, lalu klik next.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pada laman berikutnya isikan nama jelasmu lalu klik next.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Google menawarimu alamat domain seperti @.hrd.com, klik no jika kamu belum mempunyainya dan klik yes bila kamu punya.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Google akan mencarikan alamat domain yang cocok untukmu. Ketiklah nama domain yang kamu inginkan dan biarkan sistem google mencarikannya. Pilih alamat domain yang pas dan ikuti alur pembayarannya.  
Cara Menggunakan Google Drive

Cara menggunakan Google Drive untuk mengirim file

  • Pilih file yang ingin dibagikan. Klik kanan dan pilihlah share
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pada menu share with people and groups, isikan alamat email masing-masing orang yang ingin kamu bagi. Setelah selesai klik done.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Atau kamu bisa gunakan get link. Klik copy link dan bagikan pada grupmu. Pastikan link dapat diakses semua orang. Setelah selesai klik done.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Jika ingin melihat file-file yang dibagikan untukmu, klik menu shared with me.
Cara Menggunakan Google Drive

Selain menggunakan cara berbagi diatas, kamu juga bisa mengirim file di Google Drive melalui gmail.

  • Pertama-tama, bukalah gmail dan klik compose.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Tulislah alamat email penerima dan judul. Untuk menyisipkan file dari Google Drive, klik icon drive di kanan bawah.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Pilihlah file yang akan dikirimkan, lalu klik insert.
Cara Menggunakan Google Drive
  • File dari Google Drive akan muncul pada pesan. Tambahkan deskripsi lalu klik send. 
Cara Menggunakan Google Drive

Cara membuat folder di Google Drive

  • Bukalah Google Drive, pilih new, lalu klik folder pada pilihan pertama.
Cara Menggunakan Google Drive
  • Ketikkan nama folder sesuai keinginanmu, lalu klik create. Folder selesai dibuat dan siap digunakan.
Cara Menggunakan Google Drive

Apakah menyimpan di Google Drive aman?

Tentunya sebagai media penyimpanan berbasis cloud, Google Drive mempunyai sistem keamanan yang ketat supaya data-data penggunanya tidak mudah diambil orang lain.

File yang ada dalam Google Drive bersifat pribadi.

Jika kamu ingin membagikan dokumen gunakanlah fitur mode terbatas opsi viewer atau hanya lihat saja.

Dianjurkan untuk selalu logout akun kamu apabila menggunakan komputer umum. 

Fitur apa saja yang ada di Google Drive

Google Drive menyediakan fitur-fitur canggih yang dapat kamu gunakan secara gratis seperti berikut.

  • Dapat diakses secara offline, setelah kamu mengaktifkan opsi tersedia offline
  • Terintegrasi dengan aplikasi google lainnya seperti gmail, classroom, google docs
  • Manajemen akses yang informatif dan simpel
  • Dengan otentikasi dua faktor, menjadikan keamanan akun makin tinggi
  • Dapat menyimpan dan mengirim lampiran langsung melalui gmail
  • Integrasi yang baik dengan google workspace, mempermudah koordinasi
  • Sinkronisasi dan backup data website

File dengan format apa saja yang bisa disimpan ke Google Drive

Google Drive dapat menyimpan berbagai jenis file dan ekstensi file seperti dokumen (doc, docx, pdf, xls), foto (jpg, jpeg, png), audio dan video (mp4, mp3, 3gp), file zip, file rar, hingga berbagai aplikasi edukatif. Kamu juga bisa membuat file sendiri dalam Google Drive menggunakan google docs, google spreadsheet, dan lainnya. Nantinya dokumen akan tersimpan secara otomatis, tanpa perlu menekan tombol save.

Bagaimana cara memindahkan file ke Google Drive?

Sangat mudah untuk memindahkan file dari perangkatmu ke Google Drive. Tidak perlu repot-repot mendownload aplikasi tambahan, cukup siapkan file yang akan kamu upload.

Cara ini juga dapat kamu lakukan apabila ingin memindahkan folder dari komputer ke Google Drive.

  • Perkecil jendela file explorer dan Google Drive, lalu blok semua file yang sudah disiapkan. 
Cara Menggunakan Google Drive
  • Tekan dan tahan file-file tersebut, lalu pindahkan ke Google Drive. Selesai, semua file telah dipindahkan ke Google Drive.

Apakah orang lain bisa melihat file kita di Google Drive?

Orang lain tidak bisa melihat file yang kita simpan di Google Drive, kecuali kamu membagikannya, baik melalui link file maupun mengirimkan salinannya.

Jika kamu lupa mengeluarkan akun kamu dari komputer umum, orang lain juga bisa melihat file yang ada di dalam Google Drive kamu.

Kenapa Google Drive tidak bisa menyimpan?

Faktor terbesar Google Drive tidak bisa menyimpan filemu lagi karena ruang penyimpanannya sudah penuh.

Untuk memperbesar ukuran penyimpanan, kamu bisa membeli ruang tambahan yang disediakan oleh google.

Saran dari saya, pisahkanlah akun untuk pekerjaan dengan akun khusus penyimpanan pribadi, sehingga pekerjaanmu tidak terhambat. 

Kenapa penyimpanan Google Drive penuh?

Email yang mempunyai lampiran menjadi penyumbang terbesar dalam memenuhi penyimpanan Google Drive.

Saran saya, hapuslah email-email berukuran besar dan email yang tidak penting atau sudah tidak diperlukan lagi supaya kapasitas ruang Google Drive berkurang.

Selain itu kamu juga bisa menurunkan kualitas foto yang disimpan di google photos dengan memasang ruang unlimited.

Caranya sudah saya singgung di sesi cara mendapatkan Google Drive unlimited. Disamping itu pilah-pilahlah file dan foto yang sekiranya terlalu besar, lebih baik dihapuskan saja.

Semoga dengan cara-cara ini membuat ruang penyimpananmu menjadi lebih besar. 

Berapa lama penyimpanan Google Drive?

Google Drive tidak mematok batas waktu untuk penyimpanan file. Namun jika filemu tersimpan di folder sampah, maka dalam 30 hari akan terhapus secara otomatis.

Jika kamu berlangganan google one, perhatikan batas periodenya. Biasanya google menyediakan paket bulanan dan tahunan.

Apabila akun Google Drivemu dihapus, otomatis file-file yang tersimpan di dalamnya ikut terhapus. 

Apakah Google Drive bisa diakses oleh orang lain?

Tentu saja, jika kamu menyerahkan alamat email dan password kepada orang lain.

Orang lain juga bisa mengakses Google Drivemu jika kamu lupa logout pada laptop yang digunakan untuk umum.

Oleh karena itu, berhati-hatilah dalam menggunakan komputer umum. Selebihnya akunmu aman dan bersifat pribadi, sistem keamanan drive siap siaga menjaga privasi penggunanya. 

Bagaimana? Semoga cukup jelas ya, pembahasan mengenai cara menggunakan Google Drive di atas. Selamat menggunakan aplikasi Google Drive, ya.

Photo of author

Prabowo

Seorang konsultan pajak yang menyukai teknologi dan blogging.

Leave a Comment